Kao posljednja od 5 faza projektnog ciklusa, evaluacija ima jako važnu ulogu jer o njoj ponajviše ovisi kako će izgledati sljedeći ciklus i natječaji koji će se objavljivati. Isto tako evaluacija pojedinog projekta dati će sliku o tome što treba uslijediti.
Evaluacija projekta je u pravilu posljednja o kojoj provoditelji vode računa, gotovo paralelno s revizijom projekta. Razlog tome su brojne obveze i rokovi u provedbi aktivnosti te briga oko ispunjenja indikatora(brojčanih pokazatelja) projekta. Kako se sama izvedba evaluacije više ili manje preklapa sa završetkom projekta i pripremom završnog izvještaja provoditelji često ostaju u nedoumici i ne znaju na što se u biti odnosi sama evaluacija niti što bi ona trebala sadržavati.
Razlozi ove nedoumice su posve razumljivi ako znamo da se na kraju provedbe projekta odvijaju slične aktivnosti koje se mogu svesti pod zajednički nazivnik ”završne aktivnosti projekta”, a uključuju: izvještavanje, evaluaciju i reviziju nakon kojih slijedi kontrola od strane ugovornih tijela.
Najčešće provoditelji samostalno rade završno izvješće gdje detaljno opisuju kako su i na što utrošili sredstva te koje su učinke(kvantitativne) postigli, a isto nakon njih pregledavaju ugovorna tijela. Reviziju obavljaju ovlaštene revizorske tvrtke i njihov zadatak je provjera financijskog aspekta projekta i valjanosti utroška sredstava. Upravo toliki fokus na brojevima u drugi plan gura ono zbog čega se projekti provode, a to su u konačnici uvijek ljudi(ciljna skupina).
Novci iz EU fondova se ne dodjeljuju kako bi provoditelji kupili novi laptop, izgradili cestu ili dvoranu, platili trošak putovanja ili edukacije nego da se na određeni način unaprijedi kvaliteta života i/ili rada ljudi, odnosno onih koji će se koristiti tim laptopom, cestom, dvoranom ili koji će unaprijediti sebe kroz edukaciju ili studijski posjet. Jednom riječju, ovdje se radi o kvaliteti provedbe projekta i načinima njenog mjerenja.
Kako je naglasak u svim vidovima kontrole od strane ugovornih tijela, ali i revizora na financijskoj strani projekta i na ostvarenju brojčanih pokazatelja vrlo je teško pokazati stvarni učinak (kvalitativni)kod krajnjih korisnika. Upravo je to zadatak evaluacije projekta. Iskusan konzultant će se kroz rad na evaluaciji projekta upoznati s ciljnom skupinom, morati razgovarati s dionicima, sagledati projekt kroz prizmu stanja prije i poslije provedbe kao i ocijeniti i po mogućnosti dokazati na koji način je ostvaren napredak implementacijom projekta. Sve to za cilj ima dati sliku o doprinosu projekta zajednici, ali isto tako i ukazati na probleme u provedbi te dati preporuke za daljnje korake.
Provoditelj koji naručuje evaluaciju se ne treba bojati pogrešaka koje su se dogodile u provedbi i pokušati ih prikriti jer je to gotovo nemoguće, samim tim što daju na raspolaganje svu dokumentaciju projekta evaluatoru koji osim toga komunicira i sa dionicima uključenima u provedbu. Iskren odnos između dvije strane je ključan za kvalitetnu evaluaciju. Također, nalazi evaluacije služe prvenstveno korisniku i on će ih koristiti te se s tog aspekta evaluacija može promatrati kao i savjetovanje o implementaciji i prilika da se čuje drugo mišljenje.
Evaluacije nije službena kontrola i neće utjecati negativno na povrat dodijeljenih sredstava (samo po sebi, ukoliko je projekt proveden u skladu s važećim pravilima), ona je namijenjena provoditeljima i služi kao alat kvalitativne provjere provedbe projekta. Iako u pravilu nije obvezna, preporuka je uvrstiti evaluaciju u sam projekt jer je to najjednostavniji način mjerenja kvalitete provedbe projekta. U konačnici projekti se provode zbog ljudi, a kad govorimo o radu s ljudima kvaliteta bi morala biti imperativ, a ne izbor.
